Sosialisasi Sistem Elektronik Archive (ELA)
[unsoed.ac.id, Kam, 11/09/20] Unit Pelaksana Teknis Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman / Unsoed mengadakan sosialisasi Sistem Elektronik Archive (ELA), Kamis (11/9). Kegiatan yang bertempat di Ruang Rapat Lantai I Rektorat Unsoed, dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan / WR II Prof. Dr Hibnu Nugroho SH.,M.Hum.
Ketua panitia Besar Prihartono SH dalam laporannya menyampaikan bahwa kegiatan ini diikuti oleh Administrator yaitu para Kepala Bagian sebanyak 27, dan 54 orang staf pengguna, sehingga total diikuti oleh 81 orang.
Dalam sambutannya Prof. Hibnu menyampaikan bahwa salah satu upaya dalam mewujudkan tata kelola kelembagaan yang baik adalah tercatat dan terdokumentasikannya kegiatan institusi. Hal ini penting karena kita akan memiliki sumber informasi yang valid sebagai dasar rencana dan evaluasi ke depan. Tidak hanya itu, dengan dokumentasi yang ada, sesungguhnya menjadi rekam jejak institusi, bagaimana dia tumbuh dan berkembang, serta tentunya berkiprah sesuai dengan amanah yang diberikan.
Lebih lanjut disampaikan bahwa Unsoed sepenuhnya meyakini pentingnya hal tersebut. Salah satu wujud nyatanya dengan melembagakan kegiatan merekam aktivitas termasuk administrasi yang diselenggarakan institusi dalam bentuk UPT Kearsipan. “Namun tidak saja berhenti di sana, Unsoed juga memastikan agar baik SDM arsiparisnya serta kesistemannya selalu up to date dengan kebutuhan organisasi dan kemajuan teknologi. Harapannya, kegiatan kearsipan di Unsoed dari waktu ke waktu menjadi lebih baik dan menjadi bagian dalam mendukung kontribusi Unsoed di masyarakat”, ungkap WR II.
WR II sangat mengapresiasi kegiatan sosialisasi sistem Electronic Archieve (ELA) pada pagi hari ini. Digitalisasi kearsipan harus menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja. Pengelolaan arsip secara elektronik ini juga diharapkan mampu meng-cover kegiatan perekaman dan pendokumentasian aktivitas institusi secara lebih optimal. “Semangatnya adalah, dengan dukungan TIK dalam kearsipan ini, baik UPT Kearsipan dan seluruh Arsiparis di Unsoed dapat semakin menujukkan kiprahnya sebagai bagian dalam kesisteman Unsoed”, pungkas WR II.
Arif Himawan A.Md sebagai salah satu pemateri sosialisasi menjelaskan bahwa SI ELA (system Informasi elektronik Archive) adalah aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan fisik arsip dinamis yang berada pada unit kerja & unit kearsipan. “Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah PHP & menggunakan data base MYSQL”, jelasnya.
Lebih lanjut disampaikan bahwa manfaat dari SI ELA ini adalah memudahkan proses pencarian dokumen fisik, sebagai backup dokumen fisik, dan mempercepat proses pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan. Adapun tipe User dalam aplikasi ini terdiri dari Administrator, penggunan, dan PPID.
Dalam sosialisasi ini, para peserta yang terdiri dari para Kepala Bagian, & para pengelola Arsip di tiap-tiap unit kerja di lingkungan Unsoed berkesempatan untuk mempraktekan secara langsung aplikasi Si ELA, dengan dipandu oleh tim dari UPT Kearsipan.
Maju Terus Pantang Mundur, Tidak Kenal Menyerah!